Integración con Dynamics 365: facturas y contabilidad

Qué se registra en Dynamics 365, y cuándo

Las facturas y las facturas de transportistas se registran en Dynamics 365 Business Central cuando una persona las aprueba, y los asientos contables se registran solo para ajustes, así que el libro mayor refleja una cifra aprobada y no una hoja de cálculo conciliada los viernes. Roadmark llega a Business Central a través de su API protegida con OAuth 2.0, el mismo método de conexión que Microsoft documenta para cualquier aplicación que lee o escribe datos de Business Central.

Aquí va una factura, de la carga de ejemplo que se usa en todo este sitio. Todos los montos de esta página están en dólares estadounidenses. Carga 48213, de Mississauga ON a Joliet IL para Prairie Foods, entregada con el POD firmado a las 18:00 CT. El agente de Facturación preparó el borrador de la factura INV-10442 a las 18:15: los 4215,00 US$ de la confirmación de tarifa (3655,00 US$ de flete más 560,00 US$ de combustible) y 100,00 US$ de tiempo de espera (detention) tomados del ELD, en total 4315,00 US$. J. Park la aprobó, y se registró en Business Central como factura de venta a las 18:21. Los pagos contra ella se registran y concilian en el propio Business Central, como se hace hoy.

Las facturas de transportistas se registran como facturas de compra

La factura de un transportista se compara con la confirmación de tarifa con la que se ofreció la carga y con el POD antes de aprobarse. En la carga 48254, Pinecrest Carriers facturó 1940,00 US$ contra una confirmación de tarifa de 1780,00 US$: dos horas de tiempo de espera donde el POD muestra una hora facturable. Roadmark preparó un borrador de pago de 1860,00 US$ y una disputa de 80,00 US$, con el POD adjunto, para que una persona los apruebe. Una vez aprobado, se registra en Business Central como factura de compra por 1860,00 US$, así que lo que Business Central muestra como adeudado a Pinecrest coincide con lo que realmente se aprobó, no con lo que se facturó.

Una empresa por negocio

Un entorno de Business Central puede tener más de una empresa, cada una con su propio catálogo de cuentas y libro mayor, a la que se llega con su propio companyId en la API. En un grupo de varios negocios, Grupos de empresas explica que cada uno conserva sus propios clientes, transportistas y contabilidad, y que una carga que una empresa transporta para otra se registra como factura interna, una cuenta por pagar en una empresa y una cuenta por cobrar en la otra, conciliadas automáticamente. Si una empresa del grupo lleva su contabilidad en Business Central, su parte de esa factura interna se registra en su propio registro de empresa, así que la estructura del grupo en Roadmark coincide con la estructura de empresas en Business Central en lugar de un solo libro mayor compartido.

Cómo conectar Dynamics 365

Para conectarlo, un administrador registra Roadmark como aplicación en Microsoft Entra ID, le otorga el permiso de aplicación API.ReadWrite.All de Business Central y da el consentimiento de administrador para que pueda autenticarse sin que una persona inicie sesión cada vez. La configuración que describe Microsoft tiene una segunda parte dentro de Business Central: un administrador abre la página Microsoft Entra Applications, agrega Roadmark con su ID de cliente, pone su estado en Enabled y le asigna conjuntos de permisos, que no pueden incluir SUPER. Esos conjuntos de permisos deciden a qué puede llegar Roadmark en cada empresa, y tú eliges en Roadmark en qué empresa, o en qué empresas en el caso de un grupo, registra.

Pasar la facturación a Roadmark no significa mover tu contabilidad. Tus libros se quedan en Business Central, pases o no la facturación y las facturas de transportistas a Roadmark. Consulta Facturación y liquidaciones para las facturas al recibir el POD, la conciliación a tres vías de las facturas de transportistas, los estados de liquidación y la cobranza, y Brókers y 3PL para ver cómo la contabilidad propia de una empresa de corretaje se mantiene separada de la de un transportista del mismo grupo.

Liquidaciones de choferes y propietarios-operadores

Una carga también produce una tercera línea de papeleo: el pago del chofer o del propietario-operador. Roadmark prepara el borrador de esa liquidación a partir de la misma carga que la factura, con un estado de cuenta que muestra cada carga, su parte del ingreso, el recargo por combustible, cada deducción y el saldo del fondo de garantía (escrow), para que el chofer pueda revisarla antes de que una persona la apruebe. Esa liquidación no se registra en Business Central como factura; se paga como se pagan hoy las liquidaciones, mientras que la factura al cliente y la factura de compra del transportista se siguen registrando en Business Central como se describe arriba.

Antes de empezar

Conectar Dynamics 365 no cambia cómo se cotiza, despacha o rastrea una carga; solo cambia dónde terminan la factura de venta y la factura de compra resultantes. Activa las facturas, las facturas de transportistas y los asientos contables de ajustes juntos, o uno a la vez, y pasa primero una carga real por el proceso. Aprobar una factura y una factura de transportista, y luego revisar ambos registros en Business Central, es una mejor prueba que confiarle a la conexión una semana de facturación de inmediato, y es el momento natural para confirmar que cada empresa registró en la empresa que esperabas.