Integración EDI X12: los 204, 990, 214 y 210 explicados

EDI (intercambio electrónico de datos) es la forma en que el sistema de un embarcador o de un bróker y el sistema de un transportista intercambian documentos de carga sin que nadie los teclee. En el transporte por carretera de Norteamérica, los documentos siguen X12, el organismo de normas acreditado por ANSI, que numera cada tipo de documento como un conjunto de transacciones. Cuatro de ellos llevan una carga completa desde la oferta hasta la factura.

Los cuatro conjuntos de transacciones, en palabras sencillas

204: la oferta de carga

X12 define el 204 como la forma en que un embarcador u otra parte ofrece un envío de carga completa a un transportista, con el horario, el equipo, las mercancías y las instrucciones de envío. En la práctica: recolección, entrega, tarifa y referencias. X12 también dice que no es para conocimientos de embarque (BOL) de LTL ni para avisos de recolección. Cuando llega un 204, Roadmark lo convierte en una carga, cotizada a la tarifa de contrato, que espera a que despacho la acepte.

990: aceptar o rechazar

El 990 es la respuesta del transportista a un 204: tomar la carga o no. Regresa antes de asignar un camión, y Roadmark lo envía en cuanto despacho acepta o rechaza.

214: estado del envío

X12 describe el 214 como el mensaje con el que un transportista les dice a los embarcadores, destinatarios y sus agentes dónde está un envío, con fechas, horas, ubicaciones, ruta, números de identificación y medio de transporte. Es el que se repite: en el embarcador, en tránsito, en el destinatario, entregada.

210: la factura de flete

El 210 es la factura del transportista por la carga. X12 dice que puede enviarse como factura para solicitar el pago, o como detalle de los cargos de un envío. Roadmark lo envía cuando llega el POD y se aprueba la factura, con el tiempo de espera (detention) y cualquier otro cargo adicional desglosados.

Las definiciones de arriba vienen de la lista de conjuntos de transacciones de X12.

Cómo se configura un socio comercial

Cada cliente con el que intercambias EDI es un socio comercial, y se configura por separado. Antes de la primera oferta, tú y el cliente acuerdan algunas cosas:

• Identificadores. Cada archivo EDI viaja en un sobre que dice de quién viene y para quién es. Cada lado necesita los identificadores del otro.
• La guía de implementación. La mayoría de los clientes publica una: qué conjuntos de transacciones usa, qué versión de X12, qué campos exige y qué códigos de estado espera en un 214.
• La conexión. Cómo viajan los archivos entre ustedes, según lo describe la guía del cliente.
• Las pruebas. Los clientes suelen querer ver documentos de prueba antes de pasarte a ofertas reales.

Del lado de Roadmark, hacemos la configuración contigo, y tú pasas una oferta por el proceso antes de activarlo para todo.

Cómo el estado de rastreo se vuelve 214

Roadmark mantiene una sola ETA por carga, alimentada por cinco fuentes: el ELD, la app para choferes, la app o el EDI 214 de un transportista, las redes de visibilidad y las llamadas de seguimiento. Para un cliente con EDI, Roadmark envía un 214 en cada parada y desde la ubicación del propio chofer, así que su sistema sigue la carga desde el embarcador hasta la entrega. Consulta Rastreo para ver cómo se calcula la ETA.

También funciona en el otro sentido. Si eres bróker, el propio sistema de un transportista externo puede enviarte 214, y esos códigos de estado alimentan la ETA de la carga en Roadmark como cualquier otra fuente. Y el 210 sale de la misma factura que Facturación y liquidaciones prepara como borrador al recibir el POD, así que lo que recibe el sistema de tu cliente coincide con lo que aprobaste.