Integración · Contabilidad
Integración con QuickBooks: Online y Desktop
Roadmark y QuickBooks Online o Desktop sincronizan en ambos sentidos facturas, facturas de transportistas y pagos. Una factura se registra al aprobarla.
QuickBooksLa respuesta corta
QuickBooks y Roadmark, en resumen.
Qué se sincroniza
| Qué | Dirección | Cuándo |
|---|---|---|
| Facturas | ⇄En ambas direcciones | Cuando apruebas una: en tiempo real en Online, en la siguiente sincronización en Desktop |
| Facturas de transportistas | ⇄En ambas direcciones | Cuando se concilian y se aprueban |
| Pagos | ⇄En ambas direcciones | En tiempo real en Online, en cada sincronización en Desktop |
| Asientos de diario | →De Roadmark a QuickBooks | Solo ajustes |
Cómo configurar QuickBooks
1Inicia sesión en QuickBooks
En QuickBooks Online, un administrador autoriza a Roadmark desde QuickBooks. En QuickBooks Desktop, el usuario Admin de QuickBooks, con el archivo de la empresa abierto en modo de un solo usuario, agrega Roadmark a QuickBooks Web Connector en la computadora donde corre QuickBooks y permite el acceso cuando QuickBooks lo pide.
2Elige qué se sincroniza
Activa las facturas, las facturas de transportistas y los pagos, y los asientos contables para ajustes.
3Haz una prueba con una carga real
Aprueba una factura y una factura de transportista, y revisa lo que llegó a QuickBooks antes de activarlo para todo.
Antes de empezar
- QuickBooks Online o QuickBooks Desktop para Windows (Pro, Premier o Enterprise).
- Un usuario administrador de QuickBooks que pueda autorizar a Roadmark.
- Para QuickBooks Desktop: QuickBooks Web Connector de Intuit en la computadora donde corre QuickBooks.
Qué se registra en QuickBooks y cuándo
Las facturas, las facturas de transportistas, los pagos y los asientos contables se sincronizan con QuickBooks, no con una hoja de cálculo que alguien concilia los viernes. Las facturas, las facturas de transportistas y los pagos se sincronizan en ambos sentidos, en tiempo real en QuickBooks Online y en cada sincronización en QuickBooks Desktop. Los asientos contables se registran solo para ajustes.
Esta es una factura de la carga de ejemplo que se usa en todo este sitio. Todos los importes de esta página están en dólares estadounidenses. Carga 48213, de Mississauga ON a Joliet IL para Prairie Foods, entregada con el POD firmado a las 18:00 CT. El agente de Facturación preparó el borrador de la factura INV-10442 a las 18:15: los 4215,00 US$ de la confirmación de tarifa (3655,00 US$ de flete más 560,00 US$ de combustible) y 100,00 US$ de tiempo de espera (detention) tomado del ELD, por un total de 4315,00 US$. J. Park la aprobó y QuickBooks la registró a las 18:21.
Nada llegó a QuickBooks hasta que J. Park la aprobó. El agente prepara el borrador; una persona aprueba las cifras en lugar de capturarlas.
Facturas de transportistas: conciliadas antes de registrarse
La factura de un transportista se compara con la confirmación de tarifa con la que se asignó la carga y con el POD antes de aprobarse. En la carga 48254, Pinecrest Carriers facturó 1940,00 US$ contra una confirmación de tarifa de 1780,00 US$: dos horas de tiempo de espera cuando el POD muestra una hora facturable. Roadmark preparó un borrador de pago por 1860,00 US$ y una disputa por 80,00 US$, con el POD adjunto, para que una persona los aprobara.
Liquidaciones de choferes
Una carga genera tres documentos: la factura al cliente, el pago del chofer o del propietario-operador y la factura del transportista. Roadmark prepara el borrador de los tres. Un estado de liquidación muestra cada carga, su parte del ingreso, el recargo por combustible, cada deducción y el saldo del fondo de garantía (escrow), para que el chofer lo revise, y una persona lo aprueba.
Si usas Roadmark junto con McLeod o TMW y mantienes las liquidaciones ahí, se siguen haciendo ahí como hoy.
Conservar QuickBooks al cambiar
Pasar la facturación a Roadmark no significa mover tu contabilidad. En el grupo de ejemplo de la página Cambiar de McLeod o TMW, Ashgrove Logistics trabajaba con McLeod y QuickBooks, con la facturación y las liquidaciones en QuickBooks. Tu contabilidad sigue conectada en cualquier caso, sincronizada en ambos sentidos. En un grupo, cada empresa conserva sus propios clientes, tarifas y contabilidad.
Para conectarlo, un administrador de QuickBooks autoriza a Roadmark. En QuickBooks Online, solo los usuarios administradores pueden conectar y administrar apps, así que la persona que inicia sesión necesita permisos de administrador. QuickBooks Desktop se conecta mediante QuickBooks Web Connector de Intuit, que corre en la computadora con Windows donde está instalado QuickBooks y se sincroniza con la frecuencia que tú defines. La primera conexión la hace el usuario Admin de QuickBooks, con el archivo de la empresa abierto en modo de un solo usuario, y permite el acceso de Roadmark cuando QuickBooks lo pide.
Consulta Facturación y liquidaciones para ver las facturas al recibir el POD, la conciliación a tres vías de las facturas de transportistas, los estados de liquidación y la cobranza.
Preguntas sobre QuickBooks y Roadmark
¿Funciona con QuickBooks Desktop?
Sí. Roadmark funciona con QuickBooks Online y QuickBooks Desktop. En Desktop, los datos pasan por QuickBooks Web Connector de Intuit cada vez que se sincroniza, así que una factura aprobada llega a QuickBooks en la siguiente sincronización y no en el mismo minuto.
¿Qué se sincroniza entre Roadmark y QuickBooks?
Facturas, facturas de transportistas y pagos, en ambos sentidos: en tiempo real en QuickBooks Online y en cada sincronización de Web Connector en QuickBooks Desktop. Los asientos contables se registran en QuickBooks solo para ajustes.
¿Cuándo se registra una factura en QuickBooks?
Cuando una persona la aprueba. Roadmark prepara el borrador de la factura cuando llega el comprobante de entrega (POD), y una persona aprueba las cifras en lugar de capturarlas. En la carga de ejemplo 48213, el borrador de INV-10442 se preparó a las 18:15 y se registró en QuickBooks a las 18:21.
¿Se revisan las facturas de transportistas antes de llegar a QuickBooks?
Sí. Cada factura de transportista se compara con la confirmación de tarifa con la que se asignó la carga y con el POD antes de aprobarse. Una factura que supera la confirmación de tarifa queda en espera, con un pago y una disputa en borrador, en lugar de pagarse completa.
¿Y las liquidaciones de choferes?
Roadmark prepara las liquidaciones de choferes y propietarios-operadores, con un estado que el chofer puede revisar, y una persona las aprueba. Si usas Roadmark junto con McLeod o TMW y mantienes las liquidaciones ahí, se siguen haciendo ahí como hoy.
¿Tenemos que sacar nuestra contabilidad de QuickBooks?
No. Tu contabilidad se queda en QuickBooks, sincronizada en ambos sentidos, pases o no la facturación a Roadmark.
Míralo con los sistemas que usas.
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