Integración con Outlook: de solicitudes de cotización a borradores de carga

Prairie Foods le escribe a Ashgrove Logistics desde la dirección registrada: "Necesito una caja seca de 53', de Mississauga ON a Joliet IL, recolección el martes a las 06:00". Nadie vuelve a capturar eso en un formulario de cotización. El agente de Bandeja de entrada lo lee del buzón conectado, abre la solicitud y se la pasa al agente de Cotización, que calcula el precio de Q-20931 en dólares estadounidenses: 4980,00 US$, con un margen de 14,2 %, y anota lo que descartó: el promedio del mercado spot de 5150,00 US$, porque 11 cargas en 90 días en esta ruta dan un precio más sólido que la cifra del día. El límite de cotización de Prairie Foods es de 4500,00 US$, así que un borrador por encima de ese límite espera a una persona en lugar de salir por su cuenta. Un vendedor ve el precio y los motivos juntos, y lo aprueba, lo edita o pide algo distinto.

Las confirmaciones de tarifa siguen el mismo camino. Cuando una llega al buzón, vinculada a la carga que menciona, se lee y se integra al registro de esa carga en lugar de convertirse en un PDF que alguien tiene que abrir, volver a capturar y archivar a mano.

Qué lee Roadmark y qué no

Conectar Outlook o Exchange Online le da a Roadmark acceso de lectura a un buzón, mediante la API de correo de Microsoft Graph. Un administrador agrega Roadmark al tenant desde Microsoft Entra ID, y Roadmark lee con el permiso Mail.Read. Otorgado en Entra como permiso de aplicación, Mail.Read está hecho para leer el correo de todos los buzones del tenant sin un usuario con sesión iniciada. La mayoría de los equipos no quiere eso: quiere que Roadmark lea la única bandeja de entrada compartida a la que llegan las solicitudes de cotización y las confirmaciones de tarifa, y nada más. El control de acceso basado en roles para aplicaciones de Exchange Online, que reemplaza a las antiguas directivas de acceso a aplicaciones, resuelve eso: un administrador de Exchange le asigna a Roadmark el rol Application Mail.Read con un ámbito de recursos, un ámbito de administración o una unidad administrativa, que cubre solo la bandeja de entrada conectada. Los permisos de Entra y de Exchange se suman en lugar de restringirse entre sí, así que el rol limitado solo funciona si Mail.Read no está otorgado también para todo el tenant en Entra. Un vendedor que quiere que Roadmark lea su propio correo en lugar de una bandeja compartida puede conectarlo con acceso delegado solo a su buzón, sin un permiso para todo el tenant.

Ahí termina: Roadmark solo lee. No envía, no elimina ni reorganiza nada en el buzón conectado, y no toca calendarios ni contactos. Una respuesta sigue saliendo del propio Outlook de una persona, como hoy.

Qué se convierte en borrador y qué no

Dos tipos de correo se convierten en trabajo: una solicitud de cotización, que se vuelve un borrador con precio como pasó con Q-20931, y una confirmación de tarifa, que se vincula a la carga a la que pertenece. Todo lo demás, una pregunta sobre una factura vieja, un remitente que Roadmark no ha visto antes, una respuesta en una conversación que ya se cerró, va a una persona en lugar de adivinar. Por eso también las cifras del agente de Bandeja de entrada en la página de Agentes de IA muestran mensajes encaminados, no mensajes resueltos por su cuenta: 1140 leídos, y lo que no pudo ubicar queda para alguien del equipo.

Desactivarlo y qué queda registrado

La conexión funciona igual que cualquier otra integración descrita en Seguridad: cada borrador que produce queda registrado, con quién o qué lo hizo y cuándo, y la conexión se puede desactivar para una persona, un equipo o toda la empresa en cualquier momento, desde Roadmark y no desde Microsoft Entra. La conexión del buzón tampoco cambia cómo se inicia sesión; tu equipo sigue iniciando sesión con el proveedor de identidad que ya usa.

Consulta Cotizaciones y CRM para ver cómo se arma un precio una vez que se lee la solicitud, y Facturación y liquidaciones para ver qué pasa con una confirmación de tarifa una vez que se vincula a una carga.