Integración · Contabilidad
Integración con Xero: facturas, facturas de transportistas y pagos
Facturas, facturas de transportistas y pagos se sincronizan en ambos sentidos entre Roadmark y Xero. Una factura se registra en Xero cuando la apruebas.
XeroLa respuesta corta
Xero y Roadmark, en resumen.
Qué se sincroniza
| Qué | Dirección | Cuándo |
|---|---|---|
| Facturas | ⇄En ambas direcciones | Cuando apruebas una, sincronizadas en tiempo real |
| Facturas de transportistas | ⇄En ambas direcciones | Cuando se concilian y se aprueban |
| Pagos | ⇄En ambas direcciones | Automáticamente, después de que cualquiera de los dos sistemas lo registra |
Cómo configurar Xero
1Conecta Xero
Un usuario de Xero con el permiso Connected Apps inicia sesión en Xero cuando Roadmark lo pide, elige la organización y permite el acceso, una organización de Xero a la vez. Después, Roadmark aparece en Connected apps, en la configuración de Xero.
2Conecta cada empresa, en un grupo
Un grupo con más de una empresa conecta la contabilidad de cada empresa en Roadmark con su propia organización de Xero.
3Elige qué se sincroniza
Activa las facturas, las facturas de transportistas y los pagos, o deja cualquiera de ellos desactivado.
4Haz una prueba con una carga real
Aprueba una factura y una factura de transportista, y revisa lo que llegó a Xero antes de activarlo para todo.
Antes de empezar
- Una organización de Xero cuyo plan cubra las facturas que vas a registrar cada mes; los planes básicos de Xero limitan cuántas se pueden registrar.
- Un usuario de Xero con el permiso Connected Apps, con el rol Standard, Adviser o Administrator.
- En un grupo: una conexión por empresa, porque Xero guarda la contabilidad de cada negocio en su propia organización.
Qué se registra en Xero y cuándo
Las facturas, las facturas de transportistas y los pagos se sincronizan con Xero en ambos sentidos, así que nadie vuelve a capturar una cifra aprobada ni concilia una hoja de cálculo los viernes. Xero representa ambos lados de esos documentos con el mismo tipo de registro, un Invoice: una factura al cliente es de Type ACCREC, y la factura de un transportista es de Type ACCPAY. Roadmark registra con el tipo que corresponde a cada registro.
Esta es una factura de la carga de ejemplo que se usa en todo este sitio. Todos los importes de esta página están en dólares estadounidenses. Carga 48213, de Mississauga ON a Joliet IL para Prairie Foods, entregada con el POD firmado a las 18:00 CT. El agente de Facturación preparó el borrador de la factura INV-10442 a las 18:15: los 4215,00 US$ de la confirmación de tarifa (3655,00 US$ de flete más 560,00 US$ de combustible) y 100,00 US$ de tiempo de espera (detention) tomado del ELD, por un total de 4315,00 US$. J. Park la aprobó y se registró en Xero como un invoice ACCREC a las 18:21. Cuando Prairie Foods la pague, ese pago se sincroniza de vuelta y cierra la factura también en Roadmark.
Facturas de transportistas: conciliadas antes de registrarse
La factura de un transportista se compara con la confirmación de tarifa con la que se asignó la carga y con el POD antes de aprobarse. En la carga 48254, Pinecrest Carriers facturó 1940,00 US$ contra una confirmación de tarifa de 1780,00 US$: dos horas de tiempo de espera cuando el POD muestra una hora facturable. Roadmark preparó un borrador de pago por 1860,00 US$ y una disputa por 80,00 US$, con el POD adjunto, para que una persona los aprobara. Una vez aprobado, el pago se registra en Xero como un invoice ACCPAY, así que lo que Xero muestra como adeudado a Pinecrest coincide con lo que realmente se aprobó, no con lo que se facturó.
Una organización de Xero por empresa
Xero llama organización a cada contabilidad y las mantiene separadas: conectar Roadmark a una organización no le da acceso a otra. En un grupo de varias empresas, Grupos de empresas explica que cada una conserva sus propios clientes, transportistas y contabilidad, y que una carga que una empresa transporta para otra se registra como factura interna: una cuenta por pagar en una empresa y una cuenta por cobrar en la otra, conciliadas automáticamente. Si una empresa del grupo lleva su contabilidad en Xero, su parte de esa factura interna se registra como un invoice ACCPAY o ACCREC en la propia organización de esa empresa, igual que cualquier otra factura.
Conectar Xero
Para conectarlo, un usuario de Xero con el permiso Connected Apps autoriza a Roadmark con el mismo flujo OAuth 2.0 que usa cualquier app de Xero: inicia sesión, elige la organización y le da acceso a Roadmark, y después Roadmark aparece en Connected apps, en la configuración de Xero. Un grupo conecta la contabilidad de cada empresa en Roadmark con su propia organización de la misma forma, una conexión por empresa.
Pasar la facturación a Roadmark no significa mover tu contabilidad. Tu contabilidad se queda en Xero, sincronizada en ambos sentidos, pases o no la facturación y las facturas de transportistas a Roadmark. Consulta Facturación y liquidaciones para ver las facturas al recibir el POD, la conciliación a tres vías de las facturas de transportistas, los estados de liquidación y la cobranza, y Transportistas con flota propia para ver cómo llega una factura a esa conciliación.
Liquidaciones de choferes y propietarios-operadores
Una carga también genera un tercer documento: el pago del chofer o del propietario-operador. Roadmark prepara el borrador de esa liquidación a partir de la misma carga que la factura, con un estado que muestra cada carga, su parte del ingreso, el recargo por combustible, cada deducción y el saldo del fondo de garantía (escrow), para que el chofer lo revise antes de que una persona lo apruebe. Esa liquidación no se registra en Xero como factura al cliente ni como factura de proveedor; se paga como se pagan hoy las liquidaciones, mientras la factura al cliente y la factura del transportista se siguen sincronizando con Xero como se describe arriba.
Antes de empezar
Conectar Xero no cambia cómo se cotiza, se despacha o se rastrea una carga; solo cambia a dónde llegan los documentos resultantes. Activa juntos las facturas, las facturas de transportistas y los pagos, o uno a la vez, y pasa primero una carga real. Aprobar una factura y una factura de transportista, y luego revisar ambos lados en Xero, es una mejor prueba que confiarle a la conexión una semana de facturación desde el primer día.
Preguntas sobre Xero y Roadmark
¿Se sincroniza en ambos sentidos?
Sí. Las facturas, las facturas de transportistas y los pagos se sincronizan en ambos sentidos: Roadmark registra en Xero una factura o una factura de transportista aprobada, y un pago registrado en cualquiera de los dos sistemas actualiza el otro.
¿Qué pasa con los pagos?
Un pago aplicado a una factura o a una factura de transportista, en Roadmark o en Xero, se sincroniza automáticamente con el otro lado, así que una factura aparece como pagada en ambos lugares sin que nadie la vuelva a capturar.
¿Funciona con más de una empresa?
Sí, con una conexión por empresa. Xero guarda la contabilidad de cada negocio en su propia organización, así que un grupo conecta la contabilidad de cada empresa en Roadmark con su propia organización en lugar de una sola contabilidad compartida.
¿Se revisan las facturas de transportistas antes de registrarse en Xero?
Sí. Cada factura de transportista se compara con la confirmación de tarifa con la que se asignó la carga y con el comprobante de entrega (POD) antes de aprobarse. Una factura que supera la confirmación de tarifa queda en espera, con un pago y una disputa en borrador, en lugar de registrarse completa.
¿Cuándo se registra una factura en Xero?
Cuando una persona la aprueba. Roadmark prepara el borrador de la factura cuando llega el POD, y una persona aprueba las cifras en lugar de capturarlas. En la carga de ejemplo 48213, el borrador de INV-10442 se preparó a las 18:15 y se registró a las 18:21.
Míralo con los sistemas que usas.
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