Intégration · Comptabilité
Intégration QuickBooks : QuickBooks en ligne et Desktop
Factures, factures de transporteurs et paiements se synchronisent entre Roadmark et QuickBooks en ligne ou Desktop. Une facture est passée une fois approuvée.
QuickBooksLa réponse courte
QuickBooks et Roadmark, en bref.
Ce qui se synchronise
| Quoi | Sens | Quand |
|---|---|---|
| Factures | ⇄Dans les deux sens | Quand vous en approuvez une : en temps réel dans QuickBooks en ligne, à la synchronisation suivante dans Desktop |
| Factures de transporteurs | ⇄Dans les deux sens | Une fois rapprochées et approuvées |
| Paiements | ⇄Dans les deux sens | En temps réel dans QuickBooks en ligne, à chaque synchronisation dans Desktop |
| Écritures de journal | →Roadmark vers QuickBooks | Ajustements seulement |
Configurer QuickBooks
1Connectez-vous à QuickBooks
Dans QuickBooks en ligne, un administrateur autorise Roadmark à partir de QuickBooks. Dans QuickBooks Desktop, l'administrateur QuickBooks, connecté au fichier de l'entreprise en mode mono-utilisateur, ajoute Roadmark au QuickBooks Web Connector sur l'ordinateur où fonctionne QuickBooks et autorise l'accès quand QuickBooks le demande.
2Choisissez ce qui se synchronise
Activez les factures, les factures de transporteurs et les paiements, ainsi que les écritures de journal pour les ajustements.
3Faites un essai avec un vrai chargement
Approuvez une facture et une facture de transporteur, et vérifiez ce qui est arrivé dans QuickBooks avant de tout activer.
Avant de commencer
- QuickBooks en ligne, ou QuickBooks Desktop pour Windows (Pro, Premier ou Enterprise).
- Un utilisateur administrateur QuickBooks qui peut autoriser Roadmark.
- Pour QuickBooks Desktop : le QuickBooks Web Connector d'Intuit sur l'ordinateur où fonctionne QuickBooks.
Ce qui est passé dans QuickBooks, et quand
Les factures, les factures de transporteurs, les paiements et les écritures de journal se synchronisent avec QuickBooks, et non dans un chiffrier que quelqu'un rapproche le vendredi. Les factures, les factures de transporteurs et les paiements se synchronisent dans les deux sens, en temps réel dans QuickBooks en ligne et à chaque synchronisation dans QuickBooks Desktop. Les écritures de journal sont passées pour les ajustements seulement.
Voici une facture, tirée du chargement d'exemple utilisé partout sur ce site. Chargement 48213, de Mississauga (Ont.) à Joliet (Ill.) pour Prairie Foods, livré avec la POD signée à 18 h (HC). L'agent Facturation a préparé l'ébauche de la facture INV-10442 à 18 h 15 : les 4 215,00 $ US de la confirmation de tarif (3 655,00 $ US de tarif de transport et 560,00 $ US de carburant) et 100,00 $ US de temps d'attente tiré du DCE, pour un total de 4 315,00 $ US. J. Park l'a approuvée, et QuickBooks l'a passée à 18 h 21.
Rien n'est arrivé dans QuickBooks avant que J. Park l'approuve. L'agent prépare l'ébauche; une personne approuve les montants au lieu de les taper.
Factures de transporteurs : rapprochées avant d'être passées
La facture d'un transporteur est comparée à la confirmation de tarif émise avec l'offre et à la POD avant d'être approuvée. Pour le chargement 48254, Pinecrest Carriers a facturé 1 940,00 $ US pour une confirmation de tarif de 1 780,00 $ US : deux heures de temps d'attente, alors que la POD n'en montre qu'une facturable. Roadmark a préparé une ébauche de paiement de 1 860,00 $ US et une contestation de 80,00 $ US, avec la POD jointe, pour qu'une personne les approuve.
Règlements des chauffeurs
Un chargement produit trois séries de documents : la facture du client, la paie du chauffeur ou du camionneur indépendant, et la facture du transporteur. Roadmark prépare l'ébauche des trois. Un relevé de règlement montre chaque chargement, sa part du revenu, le supplément pour carburant, chaque retenue et le solde du compte de garantie, pour que le chauffeur puisse le vérifier, et une personne l'approuve.
Si vous utilisez Roadmark à côté de McLeod ou de TMW et y gardez les règlements, ils continuent de s'y faire comme aujourd'hui.
Garder QuickBooks quand vous changez de système
Passer la facturation à Roadmark ne veut pas dire déplacer vos livres. Dans le groupe d'exemple présenté à la page Changer de TMS, Ashgrove Logistics fonctionnait avec McLeod et QuickBooks, et faisait sa facturation et ses règlements dans QuickBooks. Vos livres restent connectés dans tous les cas, synchronisés dans les deux sens. Dans un groupe, chaque entreprise garde ses propres clients, tarifs et livres.
Pour la connexion, un administrateur QuickBooks autorise Roadmark. Dans QuickBooks en ligne, seuls les administrateurs peuvent connecter et gérer des applications : la personne qui se connecte doit donc avoir les droits d'administrateur. QuickBooks Desktop se connecte par le QuickBooks Web Connector d'Intuit, qui fonctionne sur l'ordinateur Windows où QuickBooks est installé et se synchronise selon l'horaire que vous fixez. La première connexion se fait par l'administrateur QuickBooks, avec le fichier de l'entreprise ouvert en mode mono-utilisateur, qui autorise l'accès de Roadmark quand QuickBooks le demande.
Consultez Facturation pour les factures à la POD, le rapprochement à trois sur les factures de transporteurs, les relevés de règlement et le recouvrement.
Questions sur QuickBooks et Roadmark
Cela fonctionne-t-il avec QuickBooks Desktop?
Oui. Roadmark fonctionne avec QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop. Dans Desktop, les données passent par le QuickBooks Web Connector d'Intuit à chaque synchronisation : une facture approuvée arrive donc dans QuickBooks à la synchronisation suivante plutôt que dans la minute.
Qu'est-ce qui se synchronise entre Roadmark et QuickBooks?
Les factures, les factures de transporteurs et les paiements, dans les deux sens : en temps réel dans QuickBooks en ligne, et à chaque synchronisation du Web Connector dans QuickBooks Desktop. Les écritures de journal sont passées dans QuickBooks pour les ajustements seulement.
Quand une facture est-elle passée dans QuickBooks?
Quand une personne l'approuve. Roadmark prépare l'ébauche de la facture à l'arrivée de la preuve de livraison (POD), et une personne approuve les montants au lieu de les taper. Pour le chargement d'exemple 48213, la facture INV-10442 a été préparée à 18 h 15 et passée dans QuickBooks à 18 h 21.
Les factures de transporteurs sont-elles vérifiées avant d'arriver dans QuickBooks?
Oui. Chaque facture de transporteur est comparée à la confirmation de tarif émise avec l'offre et à la POD avant d'être approuvée. Une facture qui dépasse la confirmation de tarif attend avec une ébauche de paiement et de contestation au lieu d'être payée au complet.
Et les règlements des chauffeurs?
Roadmark prépare l'ébauche des règlements des chauffeurs et des camionneurs indépendants, avec un relevé que le chauffeur peut vérifier, et une personne les approuve. Si vous utilisez Roadmark à côté de McLeod ou de TMW et y gardez les règlements, ils s'y font comme aujourd'hui.
Devons-nous sortir nos livres de QuickBooks?
Non. Vos livres restent dans QuickBooks, synchronisés dans les deux sens, que vous passiez ou non la facturation à Roadmark.
Voyez-le avec les systèmes que vous utilisez.
Dites-nous ce que vous utilisez aujourd'hui. Pendant l'appel, nous vous montrons ce qui se connecte à Roadmark et comment, sur vos propres corridors et clients.
- Vos corridors, clients et transporteurs, pas une démo toute faite
- À côté du TMS que vous utilisez aujourd'hui
- Aucun engagement à changer quoi que ce soit