Logiciel de facturation du fret et règlement des chauffeurs
Facturez le jour où la POD arrive. Payez chauffeurs et transporteurs la même semaine.
Un chargement produit trois documents : la facture du client, la paie du chauffeur ou du camionneur indépendant, et la facture du transporteur à rapprocher d'une confirmation de tarif. Roadmark rapproche et ébauche les trois : une personne approuve des chiffres au lieu de les saisir.
Prairie Foods · Chargement 48213
Camionneur indépendant · semaine du 22 sept.
Chargement 48219 · confirmation de tarif rapprochée
Un relevé que le chauffeur peut vraiment vérifier.
Chargements de la semaine
- 48256Mississauga ON → Cleveland OH2 400,00 $CA+210,00 $CA carburant
- 48261Brampton ON → Buffalo NY1 850,00 $CA+165,00 $CA carburant
- 48267Mississauga ON → Columbus OH2 150,00 $CA+190,00 $CA carburant
- 48273Hamilton ON → Rochester NY1 600,00 $CA+140,00 $CA carburant
Calcul de la paie
Retenues
Chaque facture retenue montre ce qui manque et une correction ébauchée.
- 48244Prairie FoodsTemps d'attente à approuver
1 h 40 de temps d'attente ébauché à 75,00 $ US/h = 125,00 $ US, en attente de l'approbation de J. Park.
- 48231Keel Building SupplyEn attente de la POD
Le reste de la facture est ébauché et retenu; elle part dès que la photo de la POD du chauffeur arrive.
- 48254Keel Building SupplyFacture transporteur au-dessus de la confirmation
Pinecrest Carriers a facturé 1 940,00 $ US pour une confirmation de tarif de 1 780,00 $ US : 2 h de temps d'attente alors que la POD montre 1 heure facturable. Ébauche : payer 1 860,00 $ US, contester 80,00 $ US.
- 48267Lakeshore GrocersReçu de déchargement manquant
La facture est prête sauf des frais de déchargement (lumper) de 75,00 $ US sans reçu au dossier; retenue jusqu'à ce qu'il soit téléversé.
Les factures des transporteurs sont rapprochées de la confirmation de tarif et de la POD avant d'être payées.
Confirmation de tarif
- Tarif de transport
- 1 780,00 $ US
- Temps d'attente
- 80,00 $ US/h après 2 h gratuites
- Signée
- 21 sept., répartition Pinecrest
Preuve de livraison
- Arrivée
- 13 h 05
- Départ
- 16 h 05
- Au quai
- 3 h → 1 h facturable
Facture du transporteur
- Tarif de transport
- 1 780,00 $ US
- Temps d'attente, 2 h
- 160,00 $ US
- Total facturé
- 1 940,00 $ US
Payer 1 860,00 $ US maintenant et contester 80,00 $ US : la POD montre 3 heures au quai, soit 1 heure au-delà du temps gratuit. La POD est jointe à la note pour Pinecrest.
- Northline Freight · 48219Rapprochée1 655,00 $ US · net 30 jours standard
- Harrow Lane Trucking · 48237Retenue pour la POD1 780,00 $ US · en attente de la POD signée
- Great Plains Hauling · 48279Rapprochée980,00 $ US · approuvés pour paiement
Relancez les factures qui sont vraiment en retard.
- 142 300,00 $US
- 58 400,00 $US
- 21 750,00 $US
- 9 200,00 $US
- 4 150,00 $US
- Courant
- 1 à 30 jours
- 31 à 60 jours
- 61 à 90 jours
- 90 jours et +
À : Lakeshore Grocers, comptes fournisseurs
Objet : Facture INV-10398, 45 jours de retard
Bonjour, la facture INV-10398 de 6 240,00 $ US, échue le 10 août, est maintenant en souffrance depuis 45 jours. Pourriez-vous me dire où elle en est, ou me diriger vers la personne qui peut m'aider? Je peux vous renvoyer la POD et la confirmation de tarif au besoin. Merci, J. Park, Ashgrove Logistics
Tout est comptabilisé là où vivent déjà vos livres.
| Système | Factures | Fact. transp. | Paiements | Écritures de journal |
|---|---|---|---|---|
 QuickBooks | Temps réel | Temps réel | Temps réel | Ajustements seulement |
 Sage Intacct | Temps réel | Temps réel | Temps réel | Détail complet |
 Xero | Temps réel | Temps réel | Temps réel | Ajustements seulement |
| NetSuite | Temps réel | Temps réel | Temps réel | Détail complet |
  | Temps réel | Temps réel | Lot de nuit | Détail complet |
Questions
Ce que les équipes de facturation et de règlement demandent.
Quand Roadmark envoie-t-il la facture?
Il ébauche la facture le jour où la POD arrive, à partir des arrêts et des heures du chargement, et l'envoie dès qu'une personne approuve les chiffres. Si la POD manque encore, le reste de la facture est ébauché et retenu jusqu'à l'arrivée de la photo.
Comment le temps d'attente est-il facturé?
À partir des heures d'arrivée et de départ au quai enregistrées par le DCE, comparées au temps gratuit prévu dans la confirmation de tarif. Roadmark ajoute la ligne de temps d'attente à l'ébauche de facture, avec ses heures et son taux, pour qu'une personne l'approuve, et vérifie le temps d'attente sur la facture d'un transporteur par rapport à la POD avant de la payer.
Roadmark peut-il faire les règlements des camionneurs indépendants?
Oui. Il ébauche la paie des chauffeurs salariés et des camionneurs indépendants à partir des mêmes chargements que la facture. Le relevé montre chaque chargement, la part des revenus, le supplément pour carburant, chaque retenue et le solde du fonds de garantie : les mêmes chiffres que Roadmark a utilisés pour faire le règlement.
Comment les factures des transporteurs sont-elles vérifiées avant d'être payées?
Chaque facture est rapprochée de la confirmation de tarif émise pour le chargement et de la POD. Une facture qui ne concorde pas est retenue avec un paiement et une contestation ébauchés, qu'une personne approuve.
Roadmark relance-t-il les factures en souffrance?
Oui. Les comptes clients sont regroupés par ancienneté, et l'agent Facturation ébauche une relance pour tout ce qui est devenu à risque. Une personne la révise et l'envoie.
Avec quels systèmes comptables la facturation se synchronise-t-elle?
QuickBooks Online et Desktop, Sage Intacct, Xero, NetSuite et Dynamics 365. Factures, factures des transporteurs, paiements et écritures de journal se synchronisent avec le système où vivent déjà vos livres, pas dans un tableur que quelqu'un rapproche le vendredi.
Apportez les factures et règlements de la semaine dernière. Nous les ferons côte à côte.
Envoyez-nous une semaine de POD, de factures de transporteurs et de paie de chauffeurs. Pendant l'appel, vous verrez les factures, règlements et paiements aux transporteurs que Roadmark aurait ébauchés.
- Vos chargements, POD et confirmations de tarif
- Chauffeurs salariés, camionneurs indépendants ou les deux
- À côté de votre système comptable actuel