Temps d'attente des camions : le mesurer, le facturer et payer les chauffeurs
Les frais de temps d'attente sont facturés quand un camion est retenu au quai d'un expéditeur ou d'un destinataire au-delà de son temps gratuit. Aucune règle fédérale ne les encadre aux États-Unis : le temps gratuit, le taux horaire et le moment où le compteur démarre sont ceux que prévoit la confirmation de tarif, le contrat ou le tarif. Deux heures de temps gratuit, c'est la condition courante, et le rapport de 2018 de l'inspecteur général du DOT a utilisé le temps passé au-delà de deux heures dans une installation comme mesure du temps d'attente.
L'argent en jeu est réel. Ce rapport associait le temps d'attente à des pertes de revenus de 1,1 à 1,3 milliard de dollars américains par année pour les chauffeurs de chargements complets pour compte d'autrui, et concluait qu'une augmentation de 15 minutes du temps d'immobilisation moyen fait monter le taux d'accidents prévu de 6,2 %. La FMCSA mène une étude de suivi sur le temps d'attente qui recueille des données auprès de transporteurs et de chauffeurs.
Quand le compteur du temps d'attente démarre-t-il?
C'est le contrat qui décide, et la formulation compte plus que le taux. Les versions courantes :
Deux détails règlent la plupart des différends. D'abord, si l'installation déplace le rendez-vous, notez qui l'a déplacé et quand : le compteur suit normalement l'heure confirmée, pas l'heure initiale. Ensuite, pour les remorques laissées sur place, les frais sont habituellement des frais d'immobilisation de la remorque, par jour après les jours de franchise, et non du temps d'attente du chauffeur à l'heure.
Heures du DCE ou heures de rendez-vous : lesquelles prouvent le temps d'attente?
Le rendez-vous indique quand le compteur pouvait démarrer. Les heures enregistrées indiquent quand le camion est réellement arrivé et reparti. Chaque source a ses limites :
La limite du DCE figure dans la réglementation elle-même. La spécification technique des DCE fixe la précision de la position déclarée « on the order of ±1 mile » (de l'ordre de ±1 mille) et n'enregistre la position que lorsqu'un événement de consignation survient, comme un changement de statut de service. Un DCE montre que le camion était près de l'installation et que le chauffeur était en service; il ne montre pas que le camion était à la porte 22.
Le dossier le plus solide repose sur deux sources indépendantes qui concordent : les heures d'entrée et de sortie signées par le destinataire et un géorepérage, avec le DCE en appui.
Exemple chiffré : combien de temps d'attente rapporte une fin d'après-midi?
Le chargement 48213, de Mississauga (Ont.) à Joliet (Ill.), l'un des exemples utilisés sur tout notre site. Des travaux sur l'I-94 près de Kalamazoo ont mis le camion en retard pour son rendez-vous de 14 h; le transporteur a donc prévenu le destinataire, et le quai de Joliet a déplacé le rendez-vous à 14 h 45 (HC). Le camion est arrivé à la porte 22 à 14 h 40, et la preuve de livraison a été signée à 18 h. La confirmation de tarif prévoit deux heures de temps gratuit, puis 75,00 $ US l'heure.
La même fin d'après-midi vaut de 75,00 $ US à 100,00 $ US selon une seule phrase de la confirmation de tarif. La facture de notre page sur la facturation applique la première règle : 100,00 $ US de temps d'attente sur un chargement de 4 215,00 $ US, pour un total de 4 315,00 $ US. Essayez vos propres conditions dans le calculateur de temps d'attente.
Comment facturer le temps d'attente sans contestation?
La plupart des contestations de temps d'attente portent sur la preuve et l'avis, pas sur le taux. Ce qui fonctionne :
- Connaissez les conditions avant l'arrivée du camion. Le temps gratuit, le taux, la règle de calcul, les tranches de facturation et toute exigence d'avis ont leur place sur la confirmation de tarif. Les ententes entre courtiers et transporteurs exigent souvent que le transporteur prévienne le courtier pendant que le camion attend encore; sans cet avis, la réclamation peut être nulle.
- Prévenez pendant que ça se passe. Envoyez un message à la fin du temps gratuit avec l'heure d'arrivée et le total qui court. Un client qui le savait à 16 h 40 conteste moins au moment de la facture.
- Notez chaque heure avec sa source. « Arrivé à 14 h 40 (géorepérage), libéré à 18 h (preuve de livraison signée par D. Kowalski) » est difficile à contester. « 3,5 heures d'attente », c'est facile.
- Facturez avec le chargement, pas en fin de mois. Inscrivez le temps d'attente sur la facture de transport, avec la preuve de livraison et les heures en pièces jointes. Une facture séparée des semaines plus tard a l'air d'une idée après coup, et elle est souvent traitée comme telle.
- Courtiers : traitez-le comme un seul événement. Le temps d'attente que vous facturez à l'expéditeur et celui que vous payez au transporteur devraient reposer sur les mêmes heures, pour que les deux ne se contredisent jamais.
Quelle part du temps d'attente devrait revenir au chauffeur?
C'est le chauffeur qui a attendu; fixez donc sa part à l'avance et payez-la dans le règlement du même chargement. Il existe deux modèles courants, et aucun n'est réglementé :
- Un taux horaire après le temps gratuit, peu importe ce que le client a payé. Sur le 48213, les 20,00 $ l'heure de R. Diaz pour 1 h 20 donnent 26,67 $ (le client est facturé 100,00 $ US pour le même temps), et c'est versé sur la paie de la même semaine que les 488 milles.
- Un pourcentage de ce qui est encaissé. Cela lie la paie du chauffeur au succès du service de facturation, ce que les chauffeurs ont tendance à remarquer.
Pour les chauffeurs salariés, ce temps compte même quand le taux est bas. L'exemption de la FLSA pour les transporteurs routiers vise les heures supplémentaires, pas le salaire minimum (DOL Fact Sheet #19), et le temps pendant lequel un employé est « engaged to wait » (engagé pour attendre) est généralement du temps de travail (29 CFR 785.15). Plusieurs États et provinces ajoutent des règles pour les chauffeurs payés à la pièce; vérifiez les vôtres auprès d'un conseiller en droit du travail.
Pour les camionneurs indépendants loués, le contrat de location doit préciser clairement la rémunération (49 CFR 376.12), et cela inclut le temps d'attente : indiquez s'ils en reçoivent la totalité, une part ou un taux horaire, et si cela dépend du paiement par le client.
Saisir l'arrivée et la libération dans l'application pour chauffeurs, c'est ce qui permet à la part du chauffeur et à la facture du client de reposer sur les mêmes minutes.
Questions et réponses
Quel temps gratuit est standard avant que le temps d'attente commence?
Deux heures est la durée courante dans les contrats d'expédition; le bureau de l'inspecteur général du département des Transports des États-Unis (DOT) a utilisé le temps passé au-delà de deux heures dans une installation comme indicateur du temps d'attente. Aucune règle fédérale ne la fixe; le temps gratuit qui s'applique est donc celui de votre confirmation de tarif, de votre contrat ou de votre tarif.
Une loi oblige-t-elle les expéditeurs à payer le temps d'attente?
Aucune loi fédérale ne l'exige aux États-Unis. Le temps d'attente est une clause contractuelle : il est dû parce que la confirmation de tarif, le contrat de l'expéditeur ou le tarif de règles du transporteur le prévoit, et seulement aux conditions qui y sont écrites.
Puis-je facturer le temps d'attente à partir des seules données du DCE?
Vous pouvez les utiliser, mais à elles seules, c'est la preuve la plus faible. Un DCE n'enregistre la position qu'aux événements de consignation, avec une précision de l'ordre d'un mille; il montre donc que le camion était à proximité, pas qu'il était à la porte. Associez-le aux heures d'entrée et de sortie signées ou à un géorepérage.
Les chauffeurs salariés doivent-ils être payés pour le temps d'attente?
Le montant relève de la politique de l'entreprise, mais ce temps n'est pas gratuit. L'exemption de la FLSA pour les transporteurs routiers porte sur les heures supplémentaires, pas sur le salaire minimum, et le temps d'attente que contrôle l'employeur compte généralement comme des heures travaillées. Les règles des États et des provinces s'y ajoutent; vérifiez auprès d'un conseiller en droit du travail.
Que se passe-t-il si le camion arrive en retard au rendez-vous?
Beaucoup de contrats annulent le temps d'attente en cas d'arrivée tardive ou ne font démarrer le compteur que lorsque l'installation est prête. Si l'installation a déplacé le rendez-vous, le compteur part généralement de la nouvelle heure confirmée; notez donc qui l'a déplacé et quand.