Intégration Dynamics 365 : factures et grand livre

Ce qui est passé dans Dynamics 365, et quand

Les factures et les factures de transporteurs sont passées dans Dynamics 365 Business Central une fois qu'une personne les a approuvées, et les écritures de journal le sont pour les ajustements seulement : le grand livre reflète ainsi un montant approuvé plutôt qu'un chiffrier rapproché le vendredi. Roadmark joint Business Central par son API sécurisée par OAuth 2.0, la même méthode de connexion que Microsoft documente pour toute application qui lit ou écrit des données Business Central.

Voici une facture, tirée du chargement d'exemple utilisé partout sur ce site. Chargement 48213, de Mississauga (Ont.) à Joliet (Ill.) pour Prairie Foods, livré avec la POD signée à 18 h (HC). L'agent Facturation a préparé l'ébauche de la facture INV-10442 à 18 h 15 : les 4 215,00 $ US de la confirmation de tarif (3 655,00 $ US de tarif de transport et 560,00 $ US de carburant) et 100,00 $ US de temps d'attente tiré du DCE, pour un total de 4 315,00 $ US. J. Park l'a approuvée, et elle a été passée dans Business Central comme facture de vente à 18 h 21. Les paiements reçus sont enregistrés et rapprochés dans Business Central même, comme aujourd'hui.

Les factures de transporteurs sont passées comme factures d'achat

La facture d'un transporteur est comparée à la confirmation de tarif émise avec l'offre et à la POD avant d'être approuvée. Pour le chargement 48254, Pinecrest Carriers a facturé 1 940,00 $ US pour une confirmation de tarif de 1 780,00 $ US : deux heures de temps d'attente, alors que la POD n'en montre qu'une facturable. Roadmark a préparé une ébauche de paiement de 1 860,00 $ US et une contestation de 80,00 $ US, avec la POD jointe, pour qu'une personne les approuve. Une fois approuvée, elle est passée dans Business Central comme facture d'achat de 1 860,00 $ US : ce que Business Central indique comme dû à Pinecrest correspond à ce qui a réellement été approuvé, pas à ce qui a été facturé.

Une société par entreprise

Un environnement Business Central peut contenir plus d'une société, chacune avec son propre plan comptable et son grand livre, et jointe par son propre companyId dans l'API. Dans un groupe de plusieurs entreprises, la page Groupes explique que chacune garde ses propres clients, transporteurs et livres, et qu'un chargement transporté par une entreprise pour une autre est passé comme facture interne, un compte fournisseur dans une entreprise et un compte client dans l'autre, rapprochés automatiquement. Si une entreprise du groupe tient ses livres dans Business Central, sa part de cette facture interne est passée dans sa propre société : la structure du groupe dans Roadmark concorde avec la structure des sociétés dans Business Central plutôt qu'avec un seul grand livre partagé.

Connecter Dynamics 365

Pour la connexion, un administrateur inscrit Roadmark comme application dans Microsoft Entra ID, lui accorde la permission d'application API.ReadWrite.All de Business Central et donne le consentement administrateur pour qu'il puisse s'authentifier sans qu'une personne se connecte chaque fois. La configuration décrite par Microsoft a une deuxième moitié dans Business Central : un administrateur ouvre la page « Microsoft Entra Applications », ajoute Roadmark par son ID client, règle son état à « Enabled » (activé) et lui attribue des ensembles d'autorisations, qui ne peuvent pas comprendre SUPER. Ces ensembles d'autorisations déterminent ce que Roadmark peut atteindre dans chaque société, et vous choisissez dans Roadmark dans quelle société, ou dans quelles sociétés dans le cas d'un groupe, il passe ses écritures.

Passer la facturation à Roadmark ne veut pas dire déplacer votre grand livre. Vos livres restent dans Business Central, que vous passiez ou non la facturation et les factures de transporteurs à Roadmark. Consultez Facturation pour les factures à la POD, le rapprochement à trois sur les factures de transporteurs, les relevés de règlement et le recouvrement, et Courtiers pour voir comment les livres d'une entreprise de courtage restent séparés de ceux d'un transporteur du même groupe.

Règlements des chauffeurs et des camionneurs indépendants

Un chargement produit aussi une troisième série de documents : la paie du chauffeur ou du camionneur indépendant. Roadmark prépare l'ébauche de ce règlement à partir du même chargement que la facture, avec un relevé qui montre chaque chargement, sa part du revenu, le supplément pour carburant, chaque retenue et le solde du compte de garantie, pour que le chauffeur puisse le vérifier avant qu'une personne l'approuve. Ce règlement n'est pas passé dans Business Central comme facture; il est payé comme les règlements le sont aujourd'hui, tandis que la facture du client et la facture d'achat du transporteur continuent d'être passées dans Business Central comme décrit plus haut.

Avant de commencer

Connecter Dynamics 365 ne change pas la façon dont un chargement est soumissionné, réparti ou suivi; cela change seulement l'endroit où arrivent la facture de vente et la facture d'achat qui en résultent. Activez les factures, les factures de transporteurs et les écritures de journal d'ajustement ensemble, ou une à la fois, et faites d'abord passer un vrai chargement. Approuver une facture et une facture de transporteur, puis vérifier les deux dossiers dans Business Central, est un meilleur essai que de confier d'emblée une semaine de facturation à la connexion, et c'est le bon moment pour confirmer que chaque entreprise a passé ses écritures dans la société prévue.