Intégration Sage Intacct : factures, factures fournisseurs et paiements

Ce qui est passé dans Sage Intacct, et quand

Les factures, les factures de transporteurs et les paiements se synchronisent avec Sage Intacct, dans les deux sens : personne ne retape un montant approuvé ni ne rapproche un chiffrier le vendredi. Roadmark joint Sage Intacct par son API Web Services, l'interface que Sage fournit aux intégrations pour créer et lire des factures, des factures fournisseurs et des paiements.

Voici une facture, tirée du chargement d'exemple utilisé partout sur ce site. Chargement 48213, de Mississauga (Ont.) à Joliet (Ill.) pour Prairie Foods, livré avec la POD signée à 18 h (HC). L'agent Facturation a préparé l'ébauche de la facture INV-10442 à 18 h 15 : les 4 215,00 $ US de la confirmation de tarif (3 655,00 $ US de tarif de transport et 560,00 $ US de carburant) et 100,00 $ US de temps d'attente tiré du DCE, pour un total de 4 315,00 $ US. J. Park l'a approuvée, et elle a été passée dans Sage Intacct à 18 h 21. Quand Prairie Foods la paie, ce paiement revient par la synchronisation et ferme aussi la facture dans Roadmark.

Factures de transporteurs : rapprochées avant d'être passées

La facture d'un transporteur est comparée à la confirmation de tarif émise avec l'offre et à la POD avant d'être approuvée. Pour le chargement 48254, Pinecrest Carriers a facturé 1 940,00 $ US pour une confirmation de tarif de 1 780,00 $ US : deux heures de temps d'attente, alors que la POD n'en montre qu'une facturable. Roadmark a préparé une ébauche de paiement de 1 860,00 $ US et une contestation de 80,00 $ US, avec la POD jointe, pour qu'une personne les approuve. Une fois approuvé, le paiement est passé dans Sage Intacct comme facture fournisseur au nom de Pinecrest : ce que Sage Intacct indique comme dû correspond à ce qui a réellement été approuvé, pas à ce qui a été facturé.

Sociétés multi-entités

La configuration multi-entités de Sage Intacct place un niveau général au-dessus d'une ou de plusieurs entités : le niveau général contient les données partagées entre toutes les entités, comme les clients, les fournisseurs et le plan comptable, tandis que chaque entité passe ses propres opérations. Dans un groupe de plusieurs entreprises, la page Groupes explique que chacune garde ses propres clients, transporteurs et livres, et qu'un chargement transporté par une entreprise pour une autre est passé comme facture interne, un compte fournisseur dans une entreprise et un compte client dans l'autre, rapprochés automatiquement. Si une entreprise du groupe tient ses livres dans Sage Intacct, sa part de cette facture interne correspond à sa propre entité : la structure du groupe dans Roadmark concorde avec la structure des entités dans Sage Intacct plutôt qu'avec un seul grand livre partagé.

Connecter Sage Intacct

Pour la connexion, un administrateur Sage Intacct active l'abonnement Web Services (« Company → Admin → Subscriptions », soit Société → Admin → Abonnements) et autorise l'identifiant d'expéditeur Web Services de Roadmark pour la société (« Company → Setup → Configuration → Company », onglet « Security », sous « Web Services authorizations », avec le statut « Active »). L'autorisation appartient à une société Sage Intacct, pas à une entité : une société multi-entités autorise Roadmark une seule fois pour toutes ses entités, tandis que des sociétés Sage Intacct distinctes l'autorisent chacune, comme le ferait chaque société QuickBooks ou chaque organisation Xero.

Passer la facturation à Roadmark ne veut pas dire déplacer vos livres. Vos livres restent dans Sage Intacct, synchronisés dans les deux sens, que vous passiez ou non la facturation et les factures de transporteurs à Roadmark. Consultez Facturation pour les factures à la POD, le rapprochement à trois sur les factures de transporteurs, les relevés de règlement et le recouvrement, et Courtiers pour voir comment les livres d'une entreprise de courtage restent séparés de ceux d'un transporteur du même groupe.

Règlements des chauffeurs et des camionneurs indépendants

Un chargement produit aussi une troisième série de documents : la paie du chauffeur ou du camionneur indépendant. Roadmark prépare l'ébauche de ce règlement à partir du même chargement que la facture, avec un relevé qui montre chaque chargement, sa part du revenu, le supplément pour carburant, chaque retenue et le solde du compte de garantie, pour que le chauffeur puisse le vérifier avant qu'une personne l'approuve. Ce règlement n'est pas passé dans Sage Intacct comme facture ni comme facture fournisseur; il est payé comme les règlements le sont aujourd'hui, tandis que la facture du client et la facture du transporteur continuent de se synchroniser avec Sage Intacct comme décrit plus haut.

Avant de commencer

Connecter Sage Intacct ne change pas la façon dont un chargement est soumissionné, réparti ou suivi; cela change seulement l'endroit où arrivent les documents qui en résultent. Activez les factures, les factures de transporteurs et les paiements ensemble, ou un à la fois, et faites d'abord passer un vrai chargement. Approuver une facture et une facture de transporteur, puis vérifier les deux côtés dans Sage Intacct, est un meilleur essai que de confier d'emblée une semaine de facturation à la connexion, et c'est le bon moment pour confirmer que chaque entreprise a passé ses écritures dans l'entité prévue.