Intégration · Courriel et calendrier
Intégration Gmail : des demandes de soumission aux ébauches
Roadmark lit les demandes de soumission et les confirmations de tarif d'une boîte Gmail ou Google Workspace et en fait des ébauches qu'une personne approuve.
GmailLa réponse courte
Gmail et Roadmark, en bref.
Ce qui se synchronise
| Quoi | Sens | Quand |
|---|---|---|
| Courriels de demande de soumission | →Gmail vers Roadmark | À leur arrivée dans la boîte aux lettres connectée |
| Confirmations de tarif | →Gmail vers Roadmark | À leur arrivée, associées au chargement qu'elles mentionnent |
Configurer Gmail
1Connectez Gmail ou Google Workspace
Le titulaire de la boîte aux lettres se connecte avec Google et accorde à Roadmark un accès en lecture seule à cette boîte de réception. Pour une boîte partagée qu'utilise toute l'équipe, un super-administrateur Google Workspace peut plutôt autoriser Roadmark par la délégation au niveau du domaine.
2Gardez un champ d'application étroit
Roadmark demande le champ d'application gmail.readonly et rien de plus large. La délégation au niveau du domaine se règle par client et par champ d'application dans la console d'administration, mais Google l'applique à tous les utilisateurs du domaine : c'est donc Roadmark qui limite la lecture aux boîtes aux lettres que vous connectez.
3Faites un essai avec un vrai courriel
Envoyez une demande de soumission à la boîte connectée et vérifiez l'ébauche qu'elle devient avant d'activer la connexion pour tout ce qui y arrive.
Avant de commencer
- Une boîte aux lettres Gmail ou Google Workspace à connecter, individuelle ou partagée.
- Pour une boîte partagée : un super-administrateur Google Workspace qui peut l'autoriser dans la console d'administration.
Northgate Home écrit à la boîte de réception de courtage d'Ashgrove Logistics : « Pouvez-vous faire 3 arrêts de Brampton à Buffalo jeudi? Environ 18 palettes, 26 000 lb. Hayon élévateur au dernier arrêt. » Personne ne recopie cela à la main dans un formulaire de soumission. L'agent Boîte de réception le lit dans la boîte aux lettres connectée, trouve le contrat de Northgate Home et le transmet à l'agent Soumissions, qui établit le prix de la soumission Q-20944 à partir du tarif de transport, des deux arrêts supplémentaires, du hayon élévateur et du supplément pour carburant : 2 315,00 $ US au total, soit une marge de 16,8 % sur les 1 925,00 $ US qu'il prévoit payer à un transporteur. L'ébauche montre ses raisons : le contrat de Northgate fixe le tarif des arrêts et du hayon élévateur, et le coût des transporteurs sur ce corridor a été en moyenne de 1 925,00 $ US au cours des 30 derniers jours. Un représentant lit le prix et les raisons ensemble à la page Courtiers et l'approuve, le modifie ou envoie autre chose.
Les confirmations de tarif suivent le même chemin : celle qui arrive dans la boîte aux lettres, associée au chargement qu'elle mentionne, est versée au dossier de ce chargement au lieu de devenir une pièce jointe que quelqu'un doit ouvrir et ressaisir à la main.
Ce que Roadmark lit, et ce qu'il ne lit pas
Connecter Gmail ou Google Workspace donne à Roadmark un accès en lecture seule à une boîte aux lettres, par l'API Gmail. Le champ d'application demandé est gmail.readonly, que Google classe parmi les champs d'application restreints : il suffit pour lire les messages et les libellés, mais pas pour envoyer, supprimer ou modifier quoi que ce soit. Pour une boîte aux lettres à laquelle une personne se connecte elle-même, cette personne accorde le champ d'application directement dans l'écran de consentement OAuth de Google. Pour une boîte partagée, comme la boîte des soumissions d'une entreprise de courtage, la connecter autrement, sans que chaque personne qui pourrait l'utiliser se connecte individuellement, exige un super-administrateur Google Workspace. Celui-ci autorise Roadmark par la délégation au niveau du domaine dans la console d'administration, sous « Sécurité > Contrôle des accès et des données > Commandes des API », en indiquant le client de Roadmark et le champ d'application de lecture seule du courrier. Google applique cette autorisation à tous les utilisateurs du domaine plutôt qu'à une seule boîte : la limite aux boîtes que vous connectez est donc celle de Roadmark, et Google recommande de limiter le champ d'application à ce dont l'application a besoin, soit, pour Roadmark, la lecture seule du courrier.
La lecture s'arrête là. Roadmark n'envoie, ne supprime et ne réorganise rien dans la boîte aux lettres connectée, et ne touche ni à Google Agenda ni aux Contacts. Une réponse part toujours du Gmail d'une personne, comme aujourd'hui.
Ce qui devient une ébauche, et ce qui n'en devient pas
Deux types de courriels se transforment en travail : une demande de soumission, qui devient une ébauche avec un prix, comme la Q-20944, et une confirmation de tarif, qui se rattache au chargement auquel elle appartient. Tout le reste, une question de facturation, un expéditeur que Roadmark n'a jamais vu, une réponse dans un fil fermé, va à une personne au lieu d'être deviné.
La désactivation, et ce qui est consigné
La connexion fonctionne comme toute autre intégration décrite à la page Sécurité : chaque ébauche qu'elle produit est consignée, avec qui ou quoi l'a produite et quand, et la connexion elle-même peut être désactivée pour une personne, une équipe ou toute l'entreprise à tout moment, à partir de Roadmark, et un administrateur Workspace peut aussi retirer l'accès de Roadmark dans la console d'administration. La connexion de la boîte aux lettres ne change rien non plus à l'authentification; votre équipe se connecte toujours avec le fournisseur d'identité que vous utilisez déjà.
Consultez Soumissions pour voir comment un prix est établi une fois la demande lue, et Agents IA pour voir ce que l'agent Boîte de réception transmet, et à qui, au fil d'une journée complète de courriels.
Questions sur Gmail et Roadmark
Roadmark lit-il toutes les boîtes aux lettres de notre Google Workspace?
Non. Roadmark lit la boîte aux lettres que vous connectez, habituellement une boîte partagée pour les demandes de soumission et les confirmations de tarif. Si un super-administrateur Workspace l'autorise par la délégation au niveau du domaine, Google règle cette autorisation par client et par champ d'application, ici la lecture seule du courrier, mais l'applique à tout le domaine : Roadmark ne lit donc que les boîtes aux lettres que vous connectez dans Roadmark.
Envoie-t-il des courriels en notre nom?
Non. Roadmark demande gmail.readonly, pas gmail.send. Il lit les demandes de soumission et les confirmations de tarif et prépare l'ébauche de la suite, une soumission ou un chargement, mais c'est une personne qui envoie toute réponse à partir de son propre Gmail.
Qu'arrive-t-il à un courriel qui n'est ni une demande de soumission ni une confirmation de tarif?
Il n'est pas touché. L'agent Boîte de réception ouvre ce qui ressemble à une demande de soumission ou à une confirmation de tarif et prépare l'ébauche de l'étape suivante; tout le reste, y compris un expéditeur qu'il n'a jamais vu, est acheminé à une personne au lieu d'être deviné.
Peut-on connecter le Gmail d'une seule personne au lieu d'une boîte partagée?
Oui. Toute personne dont le courrier contient des demandes de soumission ou des confirmations de tarif peut connecter sa propre boîte aux lettres avec la même autorisation OAuth en lecture seule. Si votre administrateur Workspace restreint les applications tierces qui peuvent accéder à Gmail, il doit d'abord marquer Roadmark comme fiable dans la console d'administration.
Voyez-le avec les systèmes que vous utilisez.
Dites-nous ce que vous utilisez aujourd'hui. Pendant l'appel, nous vous montrons ce qui se connecte à Roadmark et comment, sur vos propres corridors et clients.
- Vos corridors, clients et transporteurs, pas une démo toute faite
- À côté du TMS que vous utilisez aujourd'hui
- Aucun engagement à changer quoi que ce soit