Intégration Outlook : des demandes de soumission aux ébauches

Prairie Foods écrit à Ashgrove Logistics à partir de l'adresse au dossier : « Besoin d'une semi-remorque fermée de 53 pi, de Mississauga (Ont.) à Joliet (Ill.), ramassage mardi 6 h. » Personne ne retape cela dans un formulaire de soumission. L'agent Boîte de réception le lit dans la boîte aux lettres connectée, ouvre la demande et la transmet à l'agent Soumissions, qui établit le prix de la soumission Q-20931 à 4 980,00 $ US, soit une marge de 14,2 %, et note ce qu'il a écarté : la moyenne du marché spot de 5 150,00 $ US, parce que 11 chargements en 90 jours sur ce corridor donnent un prix plus solide que le chiffre du jour. La limite de soumission de Prairie Foods est de 4 500,00 $ US : une ébauche au-dessus de cette limite attend une personne au lieu de partir d'elle-même. Un représentant voit le prix et les raisons ensemble et l'approuve, le modifie ou demande autre chose.

Les confirmations de tarif suivent le même chemin. Quand l'une d'elles arrive dans la boîte aux lettres, associée au chargement qu'elle mentionne, elle est versée au dossier de ce chargement au lieu de devenir un PDF que quelqu'un doit ouvrir, ressaisir et classer à la main.

Ce que Roadmark lit, et ce qu'il ne lit pas

Connecter Outlook ou Exchange Online donne à Roadmark un accès en lecture à une boîte aux lettres, par l'API de messagerie de Microsoft Graph. Un administrateur ajoute Roadmark au locataire à partir de Microsoft Entra ID, et Roadmark lit le courrier avec l'autorisation Mail.Read. Accordée dans Entra comme autorisation d'application, Mail.Read est conçue pour lire le courrier de toutes les boîtes aux lettres du locataire sans utilisateur connecté. La plupart des équipes ne veulent pas cela : elles veulent que Roadmark lise la seule boîte partagée où arrivent les demandes de soumission et les confirmations de tarif, et rien d'autre. Le contrôle d'accès en fonction du rôle (RBAC) pour les applications d'Exchange Online, qui remplace les anciennes stratégies d'accès aux applications, permet justement cela : un administrateur Exchange attribue à Roadmark le rôle « Application Mail.Read » avec une étendue de ressources, une étendue de gestion ou une unité administrative, qui ne couvre que la boîte connectée. Les autorisations accordées dans Entra et dans Exchange s'additionnent au lieu de se restreindre l'une l'autre : le rôle limité ne tient donc que si Mail.Read n'est pas aussi accordée à tout le locataire dans Entra. Un représentant qui veut que Roadmark lise son propre courrier au lieu d'une boîte partagée peut le connecter en accès délégué à sa seule boîte, sans autorisation à l'échelle du locataire.

La lecture s'arrête là. Roadmark n'envoie, ne supprime et ne réorganise rien dans la boîte aux lettres connectée, et ne touche ni aux calendriers ni aux contacts. Une réponse part toujours de l'Outlook d'une personne, comme aujourd'hui.

Ce qui devient une ébauche, et ce qui n'en devient pas

Deux types de courriels se transforment en travail : une demande de soumission, qui devient une ébauche avec un prix, comme la Q-20931, et une confirmation de tarif, qui se rattache au chargement auquel elle appartient. Tout le reste, une question sur une vieille facture, un expéditeur que Roadmark n'a jamais vu, une réponse dans un fil déjà fermé, va à une personne plutôt que d'être deviné. C'est aussi pourquoi les chiffres de l'agent Boîte de réception, à la page Agents IA, montrent des messages acheminés, et non des messages traités sans intervention : 1 140 lus, et tout ce qu'il ne pouvait pas classer laissé à quelqu'un de l'équipe.

La désactivation, et ce qui est consigné

La connexion fonctionne comme toute autre intégration décrite à la page Sécurité : chaque ébauche qu'elle produit est consignée, avec qui ou quoi l'a produite et quand, et la connexion elle-même peut être désactivée pour une personne, une équipe ou toute l'entreprise à tout moment, à partir de Roadmark plutôt que de Microsoft Entra. La connexion de la boîte aux lettres ne change rien non plus à l'authentification; votre équipe se connecte toujours avec le fournisseur d'identité que vous utilisez déjà.

Consultez Soumissions pour voir comment un prix est établi une fois la demande lue, et Facturation pour voir ce qu'il advient d'une confirmation de tarif une fois qu'elle est rattachée à un chargement.