Intégration Xero : factures, factures fournisseurs et paiements

Ce qui est passé dans Xero, et quand

Les factures, les factures de transporteurs et les paiements se synchronisent avec Xero, dans les deux sens : personne ne retape un montant approuvé ni ne rapproche un chiffrier le vendredi. Xero représente les deux côtés de ces documents par le même type d'enregistrement, une Invoice : une facture client est de type ACCREC, et la facture d'un transporteur est de type ACCPAY. Roadmark passe l'enregistrement selon son type.

Voici une facture, tirée du chargement d'exemple utilisé partout sur ce site. Chargement 48213, de Mississauga (Ont.) à Joliet (Ill.) pour Prairie Foods, livré avec la POD signée à 18 h (HC). L'agent Facturation a préparé l'ébauche de la facture INV-10442 à 18 h 15 : les 4 215,00 $ US de la confirmation de tarif (3 655,00 $ US de tarif de transport et 560,00 $ US de carburant) et 100,00 $ US de temps d'attente tiré du DCE, pour un total de 4 315,00 $ US. J. Park l'a approuvée, et elle a été passée dans Xero comme facture ACCREC à 18 h 21. Quand Prairie Foods la paie, ce paiement revient par la synchronisation et ferme aussi la facture dans Roadmark.

Factures de transporteurs : rapprochées avant d'être passées

La facture d'un transporteur est comparée à la confirmation de tarif émise avec l'offre et à la POD avant d'être approuvée. Pour le chargement 48254, Pinecrest Carriers a facturé 1 940,00 $ US pour une confirmation de tarif de 1 780,00 $ US : deux heures de temps d'attente, alors que la POD n'en montre qu'une facturable. Roadmark a préparé une ébauche de paiement de 1 860,00 $ US et une contestation de 80,00 $ US, avec la POD jointe, pour qu'une personne les approuve. Une fois approuvé, le paiement est passé dans Xero comme facture ACCPAY : ce que Xero indique comme dû à Pinecrest correspond à ce qui a réellement été approuvé, pas à ce qui a été facturé.

Une organisation Xero par entreprise

Xero appelle chaque ensemble de livres une organisation, et les garde séparées : connecter Roadmark à une organisation ne lui donne pas accès à une autre. Dans un groupe de plusieurs entreprises, la page Groupes explique que chacune garde ses propres clients, transporteurs et livres, et qu'un chargement transporté par une entreprise pour une autre est passé comme facture interne, un compte fournisseur dans une entreprise et un compte client dans l'autre, rapprochés automatiquement. Si une entreprise du groupe tient ses livres dans Xero, sa part de cette facture interne est passée comme facture ACCPAY ou ACCREC dans la propre organisation de cette entreprise, comme toute autre facture fournisseur ou facture client.

Connecter Xero

Pour la connexion, un utilisateur Xero qui a l'autorisation « Connected Apps » autorise Roadmark avec le même processus OAuth 2.0 qu'utilise toute application Xero : il se connecte, choisit l'organisation et accorde à Roadmark l'accès à celle-ci, après quoi Roadmark apparaît sous « Connected apps » dans les paramètres de Xero. Un groupe connecte les livres Roadmark de chaque entreprise à sa propre organisation de la même façon, une connexion par entreprise.

Passer la facturation à Roadmark ne veut pas dire déplacer vos livres. Vos livres restent dans Xero, synchronisés dans les deux sens, que vous passiez ou non la facturation et les factures de transporteurs à Roadmark. Consultez Facturation pour les factures à la POD, le rapprochement à trois sur les factures de transporteurs, les relevés de règlement et le recouvrement, et Transporteurs pour voir comment une facture arrive à ce rapprochement.

Règlements des chauffeurs et des camionneurs indépendants

Un chargement produit aussi une troisième série de documents : la paie du chauffeur ou du camionneur indépendant. Roadmark prépare l'ébauche de ce règlement à partir du même chargement que la facture, avec un relevé qui montre chaque chargement, sa part du revenu, le supplément pour carburant, chaque retenue et le solde du compte de garantie, pour que le chauffeur puisse le vérifier avant qu'une personne l'approuve. Ce règlement n'est pas passé dans Xero comme facture client ni comme facture fournisseur; il est payé comme les règlements le sont aujourd'hui, tandis que la facture du client et la facture du transporteur continuent de se synchroniser avec Xero comme décrit plus haut.

Avant de commencer

Connecter Xero ne change pas la façon dont un chargement est soumissionné, réparti ou suivi; cela change seulement l'endroit où arrivent les documents qui en résultent. Activez les factures, les factures de transporteurs et les paiements ensemble, ou un à la fois, et faites d'abord passer un vrai chargement. Approuver une facture et une facture de transporteur, puis vérifier les deux côtés dans Xero, est un meilleur essai que de confier d'emblée une semaine de facturation à la connexion.